Eine Aufgabe landet als WhatsApp-Sprachnachricht im Gruppenchat. Die nächste Änderung kommt im Telefonat, die Freigabe per E-Mail. Alle im Team hören die Nachricht – aber wer kümmert sich jetzt darum? Zwei Tage später wird nachgefragt, aber niemand hat angefangen. Genau an solchen Stellen zeigt sich, warum Projektmanagement im Team wichtig ist.
Ein Team braucht einen gemeinsamen Überblick: Was soll entstehen, wer übernimmt den nächsten Schritt und bis wann wird etwas gebraucht? Wenn das offenbleibt, gehen Informationen verloren und Aufgaben werden weitergeschoben. Mit Scrum, Kanban oder Jira lässt sich Zusammenarbeit unterstützen. Wie viel davon sinnvoll ist, hängt von der Arbeit, den Menschen und den tatsächlichen Engpässen ab. Ich habe schon in sehr chaotischen bis hin zu überorganisierten Teams mit Meeting-Overload gearbeitet. Ich glaube der Mittelweg ist richtig.
Wenn WhatsApp die Aufgabenliste ersetzt, geht Arbeit verloren
Eine Sprachnachricht kann etwas schnell erklären. Für eine Idee, eine Rückfrage oder die Stimmung hinter einem Anliegen ist das oft hilfreich. Als einziger Ort für Aufgaben wird der Chat jedoch unübersichtlich: neue Nachrichten schieben ältere nach oben, Anforderungen ändern sich über mehrere Gespräche und beim nächsten Schritt muss jemand die Informationen wieder zusammensuchen.
Besonders schwierig wird es, wenn in einer längeren Nachricht mehrere Aufträge stecken. „Ändere bitte die Website, denk noch an die Bilder und mach das Angebot aktuell“ klingt nach einer Bitte, kann aber drei unterschiedliche Aufgaben mit verschiedenen Freigaben enthalten. Wer die Nachricht unterwegs hört, erinnert sich später vielleicht nur an einen Teil.
Deshalb würde ich im Team vereinbaren: Aus einer Arbeitsabsprache entsteht eine sichtbare Aufgabe. Die Sprachnachricht darf Kontext liefern. Die verbindliche Zusammenfassung steht anschließend dort, wo das Team seine Arbeit organisiert. Dann lässt sich auch nachvollziehen, welche Fassung gilt und was noch fehlt.
Beispiel: Ein Angebot auf der Website aktualisieren
- Ergebnis
- Die Angebotsseite enthält den freigegebenen Preis, den richtigen Zeitraum und ein passendes Bild.
- Zuständig
- Eine benannte Person übernimmt die Umsetzung und meldet offene Fragen.
- Freigabe
- Die zuständige Fachperson bestätigt Preis und Leistungsumfang.
- Termin
- Ein konkretes Datum für die Veröffentlichung ist vereinbart.
- Fertig heißt
- Die freigegebene Seite ist veröffentlicht; Darstellung, Links und Buchungsweg sind geprüft.
Du brauchst dafür nicht sofort ein großes System. Eine gemeinsame Aufgabenübersicht kann schon viel klären. Wenn ihr im Alltag immer wieder Informationen nachfordern müsst, helfe ich euch, einen passenden Ablauf aufzubauen. Wir können mit einer echten Aufgabe anfangen und daran prüfen, welche Angaben euer Team wirklich braucht.
„TEAM – Toll, ein anderer macht’s“: Zuständigkeit braucht einen Namen
Der Spruch ist lustig, bis eine wichtige Aufgabe tatsächlich liegenbleibt. „Wir müssten mal …“ beschreibt einen Wunsch. „Kann das jemand übernehmen?“ verteilt noch keine Verantwortung. In einer Gruppe kann schnell jeder davon ausgehen, dass sich eine andere Person angesprochen fühlt.
Für jede konkrete Aufgabe sollte deshalb sichtbar sein, wer den nächsten Schritt übernimmt. Andere können mitarbeiten, Informationen liefern oder etwas freigeben. Die benannte Person muss nicht alles allein erledigen. Sie sorgt aber dafür, dass der Stand bekannt ist und eine Blockade nicht still im Chat verschwindet.
Dazu gehört eine kurze Rückmeldung: „Ich übernehme das bis Donnerstag“ oder „Dafür fehlt mir noch die Freigabe des Preises“. Wenn jemand keine Kapazität hat, muss das genauso ausgesprochen werden können. Eine Zuständigkeit auf dem Board hilft wenig, wenn die Person schon mit anderen Aufgaben vollständig ausgelastet ist.
Menschen arbeiten unterschiedlich – der gemeinsame Stand bleibt wichtig
Manche Menschen sortieren ihre Aufgaben von selbst, pflegen ihren Kalender und dokumentieren Entscheidungen sofort. Andere denken lieber im Gespräch, wechseln schnell zwischen Ideen oder brauchen einen sichtbaren nächsten Schritt, um anzufangen. Auch Erfahrung, Arbeitsbelastung und die Art der Aufgabe spielen hinein.
Bei der Organisation sollte das Team diese Unterschiede berücksichtigen. Wer gut strukturiert arbeitet, braucht möglicherweise wenig Erinnerung. Wer schnell viele Ideen entwickelt, profitiert vielleicht davon, dass jemand sie in klare Schritte übersetzt. Beides kann im Team wertvoll sein. Schwierig wird es, wenn persönliche Gewohnheiten verhindern, dass andere weiterarbeiten können.
Für alle nachvollziehbar
Aufgabe, nächste zuständige Person, Priorität, Termin und offener Punkt stehen an einem vereinbarten Ort.
Spielraum bei der Umsetzung
Ob jemand zusätzlich mit Papier, Kalenderblöcken oder einer eigenen Checkliste arbeitet, kann individuell bleiben. Übergaben müssen trotzdem verlässlich sein.
Die Lösung wäre für mich, eine kleine gemeinsame Grundlage festzulegen und den Rest passend zum Team zu gestalten. Wer Unterstützung braucht, soll sie bekommen. Wer selbstständig vorankommt, sollte seine Arbeitszeit nicht mit unnötiger Kontrolle verbringen. Im Workshop lässt sich an einer echten Übergabe oft schnell erkennen, wo mehr Klarheit hilft.
Scrum, Kanban und Jira: Drei Begriffe, drei unterschiedliche Aufgaben
Die Begriffe werden im Alltag häufig vermischt. Dabei stehen sie auf unterschiedlichen Ebenen: Scrum beschreibt einen Rahmen für Zusammenarbeit, Kanban die Steuerung des Arbeitsflusses und Jira eine Software. Ein neues Tool legt noch nicht fest, wie Entscheidungen im Team getroffen werden.
Scrum
Ein Team entwickelt ein komplexes Produkt in kurzen Zyklen weiter. Ergebnisse und Rückmeldungen helfen dabei, die nächsten Schritte zu bestimmen.
Kanban
Arbeit wird sichtbar gemacht, aktiv gesteuert und verbessert. Wichtig ist unter anderem, wie viel gleichzeitig angefangen wird und wo Aufgaben warten.
Jira
Die Software kann Aufgaben, Zuständigkeiten, Status und Abhängigkeiten abbilden. Sie wird erst hilfreich, wenn diese Angaben gepflegt und gemeinsam verstanden werden.
Ein einfaches Board lässt sich ohne Scrum nutzen. Scrum braucht keine bestimmte Software. Und Kanban-Praktiken können auch in einem Scrum-Team helfen. Die sinnvollere Reihenfolge ist deshalb: zuerst die Zusammenarbeit klären, dann den passenden Ablauf und anschließend das Werkzeug auswählen.
Scrum, Kanban, Jira – und du verstehst nur Bahnhof?
Ich erkläre dir die Unterschiede an deiner Arbeit. In einer Beratung oder einem Projektmanagement-Workshop können wir Aufgaben, Zuständigkeiten und Übergaben gemeinsam sortieren und einen ersten passenden Ablauf entwickeln.
Wann agiles Arbeiten mit Scrum sinnvoll ist
Scrum kann passen, wenn ein Team ein gemeinsames, komplexes Produktziel verfolgt und durch regelmäßiges Feedback dazulernt. Etwa bei einem neuen Website-Bereich, dessen Nutzen und Bedienung noch überprüft werden müssen. Dafür braucht das Team auch die Möglichkeit, seine Arbeit tatsächlich zu gestalten.
Scrum arbeitet mit Sprints von höchstens einem Monat. Product Owner, Scrum Master und Developers haben unterschiedliche Verantwortlichkeiten; „Developers“ meint dabei die Menschen, die das Ergebnis erarbeiten. Ein gemeinsames Sprint-Ziel und eine Definition of Done geben Richtung und machen die erforderliche Qualität nachvollziehbar.
Wenn dagegen dieselben Personen unabhängige Kundenaufträge, laufende Korrekturen und spontane Rückfragen bearbeiten, würde ich zuerst die konkurrierenden Prioritäten anschauen. Ein Sprint macht aus diesen verschiedenen Anforderungen noch kein gemeinsames Ziel. Vielleicht hilft hier eine laufende Aufgabensteuerung mehr, vielleicht eine überschaubare Projektplanung mit klaren Meilensteinen.
Für eine bereits klar vereinbarte Aufgabe, etwa eine freigegebene Seite zu überarbeiten, braucht es nicht automatisch einen vollständigen Scrum-Ablauf. Bei einem größeren Relaunch können regelmäßige Lern- und Entscheidungspunkte dagegen sehr wichtig sein. Die Frage ist, welche Entscheidungen noch offen sind und wer sie treffen darf.
Kanban: Sichtbar machen, wo Arbeit wirklich hängenbleibt
In Content- und SEO-Projekten treffen Aufgaben oft nacheinander ein und brauchen verschiedene Prüfungen. Kanban kann helfen, diesen Fluss zu steuern: Was ist begonnen, was wartet auf Freigabe und was ist tatsächlich fertig? Dazu gehören klare Übergaberegeln und eine Begrenzung der angefangenen Arbeit.
WIP bedeutet „Work in Progress“, also begonnene, noch nicht abgeschlossene Arbeit. Wenn eine Fachperson nur zwei Texte gleichzeitig sinnvoll prüfen kann, beschleunigen zehn weitere gestartete Entwürfe die Veröffentlichung kaum. Eine erkennbare Blockade ist dann wichtiger als die nächste volle Spalte.
Für mein Team würde ich deshalb prüfen: Wo warten Aufgaben am längsten? Welche Arbeit ist schon lange offen? Wie viel wird tatsächlich abgeschlossen? Daraus lassen sich konkrete Änderungen ableiten, etwa weniger parallel begonnene Texte oder ein fester Zeitpunkt für die Fachfreigabe.
Ein verständlicher Workflow für Website- und Content-Projekte
Für eine Website-Aufgabe möchte ich erkennen, wo sie steht, was als Nächstes passieren muss und welche Information dafür fehlt. Dafür braucht nicht jeder Handgriff eine eigene Spalte. Eine sinnvolle Übergabe kann mehrere kleine Tätigkeiten zusammenfassen.
Was soll das Ergebnis sein?
Zielgruppe, Umfang, gewünschter Nutzen, benötigte Informationen und zuständige Personen sind geklärt.
Konzentriert daran arbeiten
Text, Gestaltung oder technische Änderung entstehen. Offene Fragen werden festgehalten, statt unbemerkt in einem Chat zu bleiben.
Wer entscheidet über die Fassung?
Die passende Fachperson prüft die relevanten Aussagen. Es ist klar, wann die Rückmeldung gebraucht wird und wer Änderungen übernimmt.
Was bedeutet „fertig“?
Die freigegebene Fassung ist erreichbar. Links, Darstellung und vereinbarte Funktionen sind geprüft; weitere Aufgaben werden ausdrücklich festgehalten.
Bei mehreren Beteiligten ist vor allem die Freigabe eine häufige Wartezone. Wenn im Ticket nur „In Bearbeitung“ steht, wirkt es so, als würde gerade jemand daran arbeiten. „Wartet auf Preisfreigabe durch die Fachperson“ zeigt den tatsächlichen nächsten Schritt. Dazu sollte ein vereinbarter Rückmeldetermin gehören.
Bei einem größeren Vorhaben kommen Abhängigkeiten hinzu: Weiterleitungen, technische Änderungen, Inhalte und Veröffentlichung müssen zusammenpassen. Meine Checkliste für einen Website-Relaunch zeigt, welche Schritte dabei leicht vergessen werden. In meiner SEO-Case-Study zu Relaunch und Content-Strategie beschreibe ich, wie sich Planung und inhaltliche Entscheidungen verbinden.
Was Jira leisten kann – wenn die Zusammenarbeit geklärt ist
Jira kann Aufgaben erfassen, Zuständigkeiten anzeigen und Arbeit durch vereinbarte Status führen. Bei mehreren Projekten kann das helfen, Zusammenhänge und Abhängigkeiten zu erkennen. Ein neuer Status oder ein zusätzliches Pflichtfeld sollte dabei eine echte Frage beantworten.
In einem Content-Ticket würde ich lieber eine klare Aufgabe, die aktuelle Freigabe und eine verantwortliche Person sehen als viele Felder, deren Zweck niemand kennt. Auch sollte das Team verstehen, wann eine Aufgabe den Status wechseln darf. Sonst meint „fertig“ für die eine Person den Entwurf und für die andere die veröffentlichte Seite.
Die Software kann einen Ablauf unterstützen. Das Team muss weiterhin entscheiden, welche Aufgabe zuerst dran ist, ob genug Zeit vorhanden ist und wer bei einer Blockade handelt. Wenn diese Entscheidungen offenbleiben, dokumentiert auch ein sorgfältig angelegtes Board vor allem den Rückstau.
2026: KI macht Dokumentation leichter, Verantwortung bleibt eine Teamaufgabe
KI kann helfen, aus Notizen eine Zusammenfassung oder einen ersten Aufgabenentwurf zu machen. Das ist gerade nach einer langen Abstimmung praktisch. Der entscheidende Schritt bleibt aber, gemeinsam zu bestätigen, was tatsächlich vereinbart wurde. Eine automatisch erkannte Aufgabe ist noch keine angenommene Zuständigkeit.
Auch beim Schreiben kann ein Engpass wandern: Wenn Entwürfe schneller entstehen, braucht die fachliche Prüfung trotzdem Zeit. Für die Planung zählt deshalb, wie viel geprüfte Arbeit fertig wird und wo Freigaben warten. Wer Aufgaben automatisiert erfasst, sollte auch auf doppelte Einträge und ungeprüfte Annahmen achten.
Welche Rolle eigene Erfahrung und Prüfung bei Texten spielen, vertiefe ich im Artikel warum ChatGPT-Texte allein für deine Website nicht ausreichen. Für ein Team ist dieselbe Frage wichtig: Wer steht am Ende für die veröffentlichte Aussage ein?
Begriffe im Projektmanagement
Backlog: Was liegt als Nächstes an?
Eine geordnete Sammlung noch anstehender Arbeit. Sie sollte erkennen lassen, was wichtig ist; eine beliebig wachsende Wunschliste hilft bei der Auswahl wenig.
Sprint: Was ist der gemeinsame Zeitraum?
In Scrum ein fester Zyklus von höchstens einem Monat. Das Team arbeitet auf ein Sprint-Ziel hin und überprüft seine Ergebnisse.
Review und Retrospektive: Worüber wird gesprochen?
Im Review stehen Ergebnis und nächste Produktentscheidungen im Vordergrund. Die Retrospektive richtet den Blick auf die Zusammenarbeit und mögliche Verbesserungen.
Definition of Done: Wann ist etwas wirklich fertig?
Die gemeinsame Beschreibung der Qualität, die ein Ergebnis erfüllen muss. Im Alltag verhindert sie, dass „fertig geschrieben“ mit „geprüft und veröffentlicht“ verwechselt wird.
Voller Terminkalender: Wenn Abstimmung die Arbeitszeit auffrisst
Jira ist toll und macht in kleineren Unternehmen mit bis zu etwa 30 Mitarbeitenden und in größeren Unternehmensstrukturen Sinn. In SEO- und Content-Projekten habe ich erlebt, wie hilfreich ein gemeinsamer Überblick ist. Ich kenne aber auch Wochen, in denen interne und externe Abstimmungen kaum noch zusammenhängende Arbeitszeit übrig ließen. Zeitweise liefen bei mir fünf bis 20 Kundenprojekte nebeneinander. Bei 35 Arbeitsstunden standen in besonders vollen Wochen mehr als 20 Stunden Meetings im Kalender. Da waren Überstunden vorprogrammiert. Dazu kamen Kundenwechsel, fachliche Freigaben und technische Rückfragen. Die folgende Ansicht macht sichtbar, wie sich diese Termine verteilt haben.
Wo bleibt da noch Zeit zum eigentlichen “Arbeiten”?
Meine Arbeitswoche
Mein damaliger Kalender · Montag bis Freitag
Montag
- 15 Min.InternMorgen-Stand-up
- 30 Min.Kunde 2Kundenabstimmung
- 60 Min.InternRückblick auf den vergangenen Sprint
- 45 Min.Kunde 1Review der vergangenen zwei Wochen
- 60 Min.Kunde 1Einzelabstimmung
- InternEinzelabstimmung im Team
- 2 Std.InternPlanung aller Kundenprojekte
- 1–2 Std.InternWeitere interne Planung
Dienstag
- 15 Min.InternMorgen-Stand-up
- 15 Min.Kunde 1Kunden-Stand-up
- 90 Min.Kunde 1Rückblick auf den vergangenen Sprint
- ExternWeitere externe Retrospektive
- 2 Std.Kunde 1Planung für den kommenden Sprint
- ExternWeitere externe Planung
- 1–2 Std.Kunde 1Abstimmung mehrerer Abteilungen
Mittwoch
- 15 Min.InternMorgen-Stand-up
- 90 Min.Kunde 1Monatsreporting vorstellen
- InternEinzelabstimmung im Team
- unregelmäßigInternGespräch mit Vorgesetzten
- 60 Min.Kunde 1Gesonderte Vorstellung weiterer Themen
- 60 Min.Kunde 1Fragen zum CMS klären
Donnerstag
- 15 Min.InternMorgen-Stand-up
- 15 Min.Kunde 1Kunden-Stand-up
- 1–2 Std.InternLearning Session im Team
- 30 Min.Kunde 2Kundenabstimmung
- 60 Min.Kunde 4Kundenabstimmung
- InternEinzelabstimmung im Team
Freitag
- 15 Min.InternMorgen-Stand-up
- 60 Min.Kunde 3Kundenabstimmung
- 60 Min.Kunde 5Kundenabstimmung
- 60 Min.InternOffene Aufgaben besprechen
Einzelne Termine hatten durchaus einen nachvollziehbaren Zweck. Zusammen waren es zu viele Unterbrechungen und zu wenig Zeit für die Arbeit, über die gesprochen wurde. Recherche, Schreiben und Überarbeiten mussten trotzdem stattfinden. Das Mittagessen wurde kalt und Gassi mit Mia passte schwer da rein. Diese Erfahrung hat mir gezeigt, wie wichtig echte Kapazitätsplanung ist und dass man manchmal auch Nein sagen muss, wenn es zu viel wird. Mein persönlicher Weg aus dieser belastenden Arbeitsphase gehört zu meiner Geschichte über Burnout und den beruflichen Wechsel. Für diesen Artikel nehme ich daraus mit: Organisation muss Zeit für die Umsetzung lassen.
Wie ich diese Woche heute weiterentwickeln würde
Zuerst würde ich sämtliche Termine nach Zweck, Beteiligten und notwendiger Entscheidung prüfen. Welche Abstimmung braucht mich wirklich? Welche Information kann schriftlich vorliegen? Und wo behandeln interne und externe Runden dieselben Fragen? Bei Scrum gehört außerdem dazu, die vorgesehenen Events sinnvoll zu nutzen und überflüssige zusätzliche Statusrunden zu prüfen.
Ein klarer Anlass pro Besprechung
Vorab steht fest, welche Frage geklärt werden soll. Eingeladen sind die Menschen, die dazu beitragen oder entscheiden können.
Arbeitsblöcke im Kalender lassen
Recherche, Textarbeit und Umsetzung bekommen zusammenhängende Zeit. Neue Aufgaben werden gegen die vorhandene Kapazität geplant.
Entscheidungen sichtbar festhalten
Nach dem Termin sind Aufgabe, Zuständigkeit, Freigabe und nächster Schritt nachvollziehbar. Die Erinnerung einzelner Personen wird entlastet.
Ein Daily Scrum ist dabei keine allgemeine Berichtsrunde: Es dauert maximal 15 Minuten und dient den Developers zur Abstimmung ihres Fortschritts zum Sprint-Ziel. Wird daraus regelmäßig ein längerer Termin für alle, sollte das Team den Zweck und den Kreis der Beteiligten prüfen. Für einen ersten Versuch würde ich eine konkrete Veränderung auswählen und nach einigen Wochen prüfen: Werden Aufgaben verlässlicher fertig? Müssen weniger Informationen nachgefragt werden? Gibt es weniger ungeklärte Übergaben? Das zeigt eher, ob der Ablauf hilft, als die Zahl neuer Spalten oder Besprechungen.
Projektmanagement, das zu deinem Team passt
Gute Zusammenarbeit braucht ausreichend Struktur, damit Aufgaben übernommen werden und Informationen ankommen. Wie viel Abstimmung darüber hinaus nötig ist, ergibt sich aus eurem Alltag. Ein stark selbstorganisiertes Team hat andere Bedürfnisse als eines, in dem Aufträge bisher über viele Kanäle verteilt werden. Beides verdient einen Ablauf, mit dem die Menschen tatsächlich arbeiten können.
Lasst uns euren Ablauf an einer echten Aufgabe sortieren
Ich kann euch helfen, Aufträge verständlich zu formulieren, Zuständigkeiten und Freigaben zu klären und eine passende Aufgabenübersicht zu entwickeln. Wenn ihr einen PM-Workshop möchtet, schreibt mir kurz, wie euer Team arbeitet und wo gerade etwas hängenbleibt.
Du brauchst für die Anfrage kein fertiges Briefing. Ein Beispiel reicht: „Unsere Aufgaben verteilen sich auf WhatsApp und E-Mail“, „Wir reden viel und werden wenig fertig“ oder „Wir möchten Kanban verstehen“. Gemeinsam können wir klären, welcher erste Schritt für euch sinnvoll ist.
